Verzamel je nog steeds met de hand geschreven handtekeningen?
Dan is het tijd om daar iets aan te doen. Omdat het gebruik van de elektronische handtekening toeneemt, hebben we 5 vragen beantwoord die je mogelijks stelt wanneer je overweegt om elektronische handtekeningen te gaan gebruiken
Zijn elektronische handtekeningen afdwingbaar in alle Europese lidstaten?
Ja, de wetten inzake elektronische handtekeningen in Europa zijn gebaseerd op de Europese e-IDAS-verordening die rechtstreeks van toepassing is in elke lidstaat. Als gevolg hiervan kunt u elk commercieel contract in Europa geldig ondertekenen.
Kan ik mijn contractspartner dwingen om elektronisch te ondertekenen?
Nee, de wet bepaalt expliciet dat elke partij het recht heeft om handmatig te tekenen. U kan enkel proberen uw leverancier te overtuigen door uit te leggen dat de e-handtekening (i) rechtsgeldig is, (ii) compliance – verhogend werkt door het elektronische certificaat dat is toegevoegd aan elke e-handtekening met het exacte IP-adres en de tijd en datum van ondertekening, en als gevolg daarvan (ii) meer en meer de standaard wordt.
Hoe kan ik elektronisch ondertekenen? Moet ik mijn handgeschreven handtekening verifiëren of moet ik software downloaden?
De persoon die moet ondertekenen, hoeft niets te doen. Met de beschikbare softwaretools kan een gebruiker van de tool eenvoudig een contract uploaden en de e-mailadressen toevoegen van de mensen die moeten tekenen. Zij ontvangen vervolgens een bericht met een link en kunnen eenvoudig door een PDF-document bladeren dat kan worden ondertekend door een reeks eenvoudige klikken met de muis.
Waar moet u op letten bij het kopen van een licentie?
Als u overweegt om de e-handtekening in te voeren en u een offerte vraagt, kunt u een prijs vragen op basis van het aantal gebruikers (met licenties), maar u kunt ook een offerte aanvragen op basis van op het aantal ondertekende contracten (dat wil zeggen het aantal klikken). Een prijs op basis van het aantal daadwerkelijk ondertekende contracten zal vaak beter presteren dan een systeem van abonnementen toegewezen aan specifieke personen die mogelijks niet allemaal ten volle gebruik hoeven te maken van de tool.
Hoe zorg ik ervoor dat de softwarelicenties voor de e-handtekeningen correct gebruikt worden?
Communiceer in uw bedrijf dat de digitale handtekening even juridisch bindend is als een handmatige handtekening. Door de invoering van de tool, kunnen er immers omvangrijke contracten ondertekend worden met enkele eenvoudige klikken op de muis of op de GSM. Daarnaast moet u enkele basisregels en gebruiksregels vastleggen: b.v. Onderteken steeds in eigen naam, stuur nooit een verzoek om te ondertekenen door, verifieer altijd eerst de herkomst van een verzoek om te ondertekenen, …
Vragen? Neem gerust contact op via info@panderim.jobs. Wij brengen u graag in contact met onze kandidaten.